Sais-tu qu'on peut prévoir l’imprévu ?

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Les plus grandes sources du stress que les participants aux séminaires de gestion du temps partagent souvent avec moi sont les imprévus. Les tâches qui surviennent dans leurs journées de façon inattendue chamboulent leur organisation et les mettent dans un état d’anxiété. Doivent-ils abandonner ce qu’ils ont prévu de faire ou doivent-ils repousser ces imprévus même s’ils sont urgents?

Je pense que les questions qu’on doit se poser sont : comment peut-on gérer les imprévus ? Et peut-on les prévoir ? Mais tout d’abord, essayons de comprendre l’impact des imprévus sur notre mental et notre psychologie.

Pourquoi une tâche imprévue est-elle une source de stress ?

Nous démarrons souvent nos journées en déterminant ce que nous avons à faire à l’avance. Nous commençons par identifier nos TIJ (Tâches Importantes de la Journée) pour ensuite les exécuter l’une après l’autre. Mais à peine qu’on démarre, notre direction, un client ou un collègue appelle pour demander quelque chose. Peut-être que nous découvrons un problème à résoudre sur le champ. Cela est frustrant.

Cela nous stresse parce que nous oublions que ces activités font partie de notre travail et que nous devions les faire quoi qu’il en soit. Nous stressons également parce que nous tombons amoureux de notre agenda que nous nous sommes faites pour la journée !

Les imprévus sont désagréables car nous n’aimons pas le changement. Lorsque nous avons prévu une façon de passer la journée, nous résistons à tout ce qui peut changer ou chambouler notre organisation. Nous percevons ce changement comme une menace.

Malgré que l'imprévu fasse partie de notre travail, nous allons penser qu’il n’aurait pas eu lieu d’apparaître. Nous le percevons comme un élément étranger qui va nous perturber. Mais ce n’est qu’une question de perception. La réalité est que l'imprévu fait partie de notre quotidien. Nous avons besoin d’apprendre à le gérer. Nous avons besoin de l’anticiper.

Gérez l’imprévu

Lorsqu’un imprévu surgit, évaluez son urgence et son importance. S’il est à faire immédiatement, faites-le en mettant votre tâche en cours en standby. Si cet imprévu est très important mais peut attendre, classez-le parmi vos TIJ (tâches importantes de la journées).

Revoyez votre agenda et faites un changement sur les priorités de la journée. Dans le cas où vous remarquez que vous ne serez pas capable de tout faire, reportez certaines tâches pour le lendemain. Rappelez-vous, l’imprévu fait partie de votre travail.

Prévoyez l’imprévu

La majorité des fonctions ont leurs doses d’imprévus ! Et c’est souvent régulier ! Tellement régulier, que cela devient prévisible ! Combien de temps vous prennent les imprévus en moyenne par jour ? Prévoyez donc ce temps tous les jours dans votre agenda. Certains parmi nous savent par exemple qu’il y a souvent 2 heures qui sautent dans la journée pour les tâches inattendues. Nous pouvons donc déterminer nos TIJ et les autres activités de la journée en prévoyant une marge de 2 heures. Ainsi, vous êtes sûrs de faire ce que vous avez prévu tout en faisant face à vos imprévus.

Enfin, le seul imprévu qui doit vous stresser est celui qui est inutile et vous éloigne de votre travail. Le reste, tant qu’il rentre dans votre mission, vous le gérez et vous l’exécutez.

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